Das inúmeras coisas que usamos em nossos computadores, muitos nos obrigam a trabalhar com uma gama diversificada de informações digitais, desde anotações até recortes de áudio, até páginas da web salvas. E mais frequentemente do que não, organizar essa barragem de conteúdo pode (e não) ficar um pouco pesado.
É aqui que entram os aplicativos de anotações, como o extremamente impressionante Microsoft OneNote . Quer saber mais? Continue lendo para descobrir como usar o OneNote e ver como ele pode ajudar você a gerenciar melhor seu fluxo de trabalho digital.
O que é o OneNote? E por que você deveria usá-lo?
No mais básico dos termos, o OneNote pode ser chamado simplesmente de aplicativo de anotação digital. Mas essa definição dificilmente faz justiça, dada a ampla gama de recursos que ela possui. O OneNote ajuda você a reunir praticamente qualquer tipo de informação digital (por exemplo, texto, imagens, arquivos, clipes de áudio e vídeo, desenhos, páginas da Web salvas) e gerenciar e organizar de forma eficiente. Além disso, o OneNote permite compartilhar e colaborar no conteúdo com outras pessoas, tornando-o uma ferramenta de produtividade vital .
Então, se você é um estudante querendo fazer anotações melhores em sala de aula, ou um autor procurando idéias sobre seu próximo romance / coluna, ou sobre qualquer pessoa que tenha muitas informações digitais para lidar, você deveria estar usando o OneNote.
Nota: Embora o OneNote esteja disponível em diversas plataformas, o aplicativo de desktop é provavelmente o mais rico em recursos. Por esse motivo, este artigo é baseado na versão da área de trabalho do próprio OneNote.
Estrutura básica
Há muitas coisas que tornam o OneNote provavelmente o software mais carregado de anotações por aí. E uma delas é que ela é modelada a partir de um caderno físico real ou, mais apropriadamente, de uma coleção de cadernos.
Está certo! O OneNote é fundamentalmente dividido em componentes primários, chamados de Notebooks, e cada um deles consiste em seções codificadas por cores, individualmente gerenciáveis. Por sua vez, essas seções têm várias páginas .
- Páginas individuais em uma seção podem ser acessadas através da lista de páginas verticais à direita, enquanto uma seção pode ser acessada clicando em sua guia horizontal.
- Clicar com o botão direito do mouse em uma página ou lista de seções fornece acesso a opções adicionais relevantes (por exemplo, mover ou copiar o conteúdo da página, mesclar seções diferentes) por meio de menus de contexto.
- A barra de pesquisa à direita permite que você encontre praticamente qualquer informação em suas anotações em apenas alguns segundos, exibindo os resultados em tempo real.
Para um melhor entendimento, dê uma olhada na imagem abaixo, ilustrando como o OneNote pode ajudar um aluno a gerenciar melhor as questões importantes do exame.
Neste caso, um caderno chamado Questões de Estudo do Exame Final foi criado, tendo secções codificadas por cores para diferentes disciplinas ( Física, Química e Matemática ). Finalmente, cada seção tem várias páginas, e cada página tem perguntas e respostas de um capítulo específico (por exemplo, Eletricidade e seus efeitos ) da seção atualmente selecionada (assunto).
Introdução ao OneNote
Criando anotações
Praticamente qualquer tipo de informação digital pode ser adicionada aos blocos de anotações e páginas do OneNote, e de todas as maneiras concebíveis. Você pode copiar e colar diretamente textos, imagens, etc. (com ou sem formatação) de qualquer lugar, inserir tudo, de arquivos a recortes de tela, a clipes de áudio / vídeo gravados e até mesmo desenhar / escrever à mão livre. Para começar, basta criar um Bloco de anotações (ou usar o padrão, com o seu nome), navegar para uma das seções / páginas e clicar para começar a digitar. Ou melhor ainda, copie e cole praticamente qualquer coisa. É assim tão fácil!
Além disso, o OneNote também possui dezenas de modelos de tipo de informações padrão ( listas de tarefas, endereços, números de telefone etc.), que podem ser adicionados diretamente por meio da guia Inserir do menu Faixa de opções. Vale a pena notar aqui que você pode adicionar as informações praticamente em qualquer lugar em uma seção / página, que funciona como uma tela em branco ilimitada, portanto não há layout fixo. (Consulte a imagem acima). Isso também significa que você é livre para organizar o conteúdo adicionado em uma página como achar melhor.
Compartilhamento e Colaboração
A colaboração eficiente é crucial para o fluxo de trabalho de qualquer organização, esteja você trabalhando em pequenos relatórios ou gerenciando grandes projetos. Essa é a razão pela qual o OneNote vem com recursos de compartilhamento sólidos, possibilitando que várias pessoas trabalhem em notas em tempo real. Para acessar as opções de compartilhamento e colaboração, basta ir em Arquivo> Compartilhar . Aqui, você pode convidar outros usuários para colaborar em suas notas, por e-mail ou por meio de URLs de compartilhamento exclusivos. Como proprietário das notas compartilhadas, você também pode atribuir permissões de visualização / edição para os outros usuários e até ativar / desativar links de compartilhamento com um clique.
Salvando e Sincronizando Notas
O OneNote periodicamente salva automaticamente o seu trabalho, sempre que houver algumas alterações, sincronizando-o com a conta da Microsoft (desde que haja conectividade de rede) com a qual você está conectado. Dessa forma, todos os seus notebooks do OneNote permanecem seguros e seguros no armazenamento em nuvem do OneDrive, graças à integração do OneNote com o mesmo. Portanto, você não precisa salvar manualmente suas anotações de vez em quando. Mas para o caso de você querer iniciar a sincronização manualmente, você sempre pode fazer isso acessando a opção Arquivo> Informações e clicando no botão Exibir Status da Sincronização .
Outros recursos notáveis
Então agora você sabe, o OneNote é um aplicativo de anotações bestial, repleto de conteúdo poderoso e capacidade de colaboração. Mas isso não é tudo. De fato, há toneladas de outras coisas incrivelmente úteis embaladas ao longo de toda a sua extensão e largura. Aqui estão alguns deles:
Seções do Notebook com proteção por senha
O OneNote torna possível bloquear seções individuais de um notebook por uma senha especificada pelo usuário. Isso pode ser extremamente útil em situações em que você precisa compartilhar / colaborar em um bloco de anotações com outros usuários, mas não deseja que eles acessem determinados conteúdos nele. Para fazer isso, clique com o botão direito do mouse na guia nome da seção que você deseja proteger por senha e clique na opção Proteger por senha esta seção .
Converter expressões escritas a mão em texto
Graças às suas robustas capacidades de reconhecimento de manuscrito, você pode facilmente converter entradas inseridas através de dispositivos como canetas stylis / digitalizadoras em texto digitado, se você preferir o último. Além disso, isso funciona tanto para conteúdo textual quanto para expressões matemáticas. Basta clicar na guia Desenhar no menu Faixa de Opções, acessar as opções Tinta para Texto e Tinta para Matemática e ver a mágica.
Crie notas rápidas e prenda-as ao desktop
Quer anotar rapidamente algo, mas não quer passar pelo incômodo de abrir o OneNote? Você não precisa. Basta pressionar Windows Key + N, e uma janela pop-up com uma interface simplificada permitirá que você escreva uma nota rápida em um instante ( a ferramenta Enviar para o OneNote deve estar em execução na bandeja do sistema para que isso funcione). Se você quiser customização, você pode fazer isso usando a mini-barra de ferramentas. Mas a melhor coisa é que você pode fixar Notas Rápidas em sua área de trabalho, para que elas estejam sempre visíveis, como notas adesivas. Todas as notas rápidas podem ser encontradas na seção de nomes, onde são salvas.
Notas de e-mail diretamente para o seu OneNote
Um recurso extremamente útil, introduzido na versão mais recente do OneNote 2016, permite salvar conteúdo enviado por e-mail do seu endereço de e-mail configurado diretamente em um de seus blocos de anotações pré-especificados. Para fazer isso, primeiro você precisa configurar um endereço de email nas configurações online do OneNote. Normalmente, esse é o email associado à conta da Microsoft que você usa para entrar no OneNote, mas você também pode usar qualquer outro endereço de email. Feito isso, qualquer conteúdo enviado do endereço de e-mail configurado para [email protected] seria salvo automaticamente no bloco de anotações do OneNote especificado por você. Leia mais aqui.
Salvar conteúdo da Web usando a extensão do Clipper / Bookmarklet
Muitas vezes, você se depara com um post de blog interessante, ou mesmo com uma página da web inteira on-line, e deseja salvá-lo para referência futura. Com a extensão do cortador de Web do OneNote (para o Chrome) e o bookmarklet (para o Internet Explorer), faça isso como uma caminhada no parque. Depois de instalá-los e conectá-los usando a conta da Microsoft vinculada à sua conta do OneNote, é tudo uma questão de um ou dois cliques. Vá para a página da Web que você deseja salvar no OneNote e clique na extensão / bookmarklet. A página da web será salva instantaneamente no Quick Notes seção. O clipper permite que você salve regiões selecionadas em uma página da Web e pode limpar artigos removendo imagens extras, etc.
Anotar páginas da Web no Microsoft Edge e salvá-las no OneNote
Balançando o mais recente e melhor do Windows 10? Então é provável que você também use (mesmo que esporadicamente) o novo navegador da Web, o Microsoft Edge, que vem com ele. Se for esse o caso, você vai amar ainda mais o OneNote. Isso porque o Microsoft Edge permite que você anote páginas da web com caneta e marcador embutidos ferramentas, que podem ser salvas no OneNote com um clique. Você pode até recortar regiões selecionadas em páginas da Web e inserir notas digitadas nelas em qualquer lugar antes de salvá-las no OneNote.
Estenda ainda mais a funcionalidade do OneNote por plugins
Claramente, o OneNote contém muitos recursos impressionantes. Mas mesmo que isso não seja suficiente, você pode torná-lo um pouco mais incrível ao sobrecarregá-lo com alguns plug-ins / add-ons muito legais. Um deles é Onetastic, um plug-in gratuito que adiciona uma tonelada de recursos, como macros, visualização de calendário e muito mais para o OneNote. E se você não se incomodar de gastar algum dinheiro, você também pode conferir a coleção OneNote Gem de plug-ins pagos. Quer mais ainda? Dê uma olhada em alguns dos aplicativos do OneNote em destaque. Embora esses não sejam tecnicamente plug-ins, eles podem se integrar ao OneNote e torná-lo ainda mais impressionante, de várias maneiras.
Navegue melhor usando atalhos de teclado
Você vai adorar a incrível variedade de atalhos de teclado fornecidos pelo OneNote. Quase tudo, desde a criação de notas até a aplicação de tags, pode ser feito por meio de alguns toques no teclado. Alguns dos importantes atalhos de teclado estão listados abaixo:
- Ctrl + Shift + M - Abre uma pequena janela do OneNote para criar um sidenote.
- Shift + F10 - Abre o menu de contexto para qualquer nota, tabulação ou qualquer outro objeto que tenha foco no momento.
- Alt + N, F - insere um documento ou arquivo na página atual.
- Alt + = - Inicia uma equação matemática ou converte o texto selecionado em uma equação matemática.
- Ctrl + 0 - Remove todas as tags de nota das notas selecionadas.
E há muito mais. Confira a lista completa de atalhos de teclado do OneNote 2016.
Crie notas vinculadas para facilitar a navegação
Normalmente, todos os editores de texto modernos permitem que você vincule uma determinada palavra, frase etc. a elementos como URLs e endereços de e-mail. No entanto, o OneNote leva isso ainda mais longe, permitindo que você crie algo chamado Notas Vinculadas . Essencialmente, isso significa que você pode adicionar qualquer texto na página de um caderno e, em seguida, vinculá-lo a outra página ou seção no mesmo ou em um bloco de anotações totalmente diferente. Isso facilita a navegação entre diferentes subelementos do OneNote e quase como uma experiência de navegação na Web. Para fazer isso, selecione o bloco de texto para vincular, clique com o botão direito nele e escolha o link opção . Agora você pode especificar a página, a seção, o bloco de notas, etc. a serem vinculados a esse texto. Isso não é incrível?
Disponibilidade de plataforma
Por incrível que pareça ser a carga de recursos de aprimoramento de produtividade do OneNote, não será muito útil se você não puder criar / acessar notas de qualquer lugar. Felizmente, a impressionante disponibilidade de plataforma cruzada do OneNote garante que você possa ser mais produtivo no seu trabalho a qualquer hora e em qualquer lugar, esteja no seu computador, smartphone ou até mesmo navegando na web.
Disponibilidade: Windows, Mac (Desktop); iOS, Android, Windows Phone, Loja do Windows, Amazon Kindle Store (Mobile); Web Clipper, Chromebook (Web e outras plataformas).
Conclusão
Com o fluxo incessante de conteúdo digital diversificado com o qual temos que lidar diariamente, nem sempre é fácil manter todas as páginas salvas, gravações de áudio, imagens de projetos, etc., cuidadosamente gerenciados e organizados. Mas graças ao Microsoft OneNote e sua incrível capacidade de anotações e gerenciamento, você não precisa realmente fazê-lo. E agora você sabe, começar com isso não é tão difícil assim. Então dê uma chance e veja como as coisas funcionam para você. Conhece outras ferramentas de aprimoramento de produtividade semelhantes ao OneNote? Não se esqueça de mencioná-los nos comentários abaixo.
