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15 dicas e truques legais do Excel que você deve tentar

Quase todo o trabalho que as pessoas fazem nos escritórios é feito com a ajuda de um programa mágico chamado Microsoft Excel, quando você olha pela primeira vez, pode parecer um programa com apenas tabelas e slots para inserir dados, mas essa descrição não é suficiente para a capacidade real deste programa. O Excel pode fazer qualquer coisa, desde gerenciar suas contas de escritório até gerenciar os dados necessários para gerenciar um país inteiro, basta saber como usá-lo. Aqui neste artigo algumas dicas e truques do Excel muito legais são mencionados e podem ajudar muitos usuários a melhorar a forma como eles usaram o Excel até a data.

1. Adicionando atalhos ao menu superior

Existem muitas ferramentas que sempre desejamos ter apenas um clique de distância, mas, na maioria das vezes, precisamos fazer mais do que alguns cliques e também um pouco de pesquisa para acessar a ferramenta que queremos usar. Se olharmos para o canto superior esquerdo da nossa janela do Excel, veremos um pequeno ícone do Excel, ao longo do qual haverá 3 ícones pequenos, um deles representando Salvar, e os outros 2 serão desfazer e refazer.


Estes são os atalhos que o Excel fornece para a nossa facilidade, a outra coisa que o Excel oferece é a opção de colocar mais atalhos neste local. Para isso, você precisa clicar em uma seta à direita de desfazer e refazer que diz Personalizar Barra de Ferramentas de Acesso Rápido quando você passa o mouse sobre ela.

Ao pressioná-lo, você terá a opção de selecionar a ferramenta que deseja adicionar à sua barra de ferramentas de acesso rápido (o local no canto superior esquerdo onde salvar, desfazer e refazer estão presentes). Por exemplo, se clicarmos na opção "Novo", obteremos o ícone para criar um novo arquivo em nossa barra de ferramentas.

2. Adicionando linhas diagonais

Podemos adicionar linhas diagonais em nossas células por um método simples de formatação que o excel permite. Para isso, tudo o que precisamos fazer é selecionar uma célula na qual desejamos adicionar uma linha diagonal, após selecionar a célula, precisaríamos abrir as opções clicando com o botão direito do mouse. Nas opções, precisaríamos clicar na opção de Formatar Células.

Quando clicamos na opção Formatar células, veremos uma caixa de diálogo, na qual precisaremos clicar na opção de borda, destacada em vermelho, na faixa superior. Então, podemos clicar na outra opção realçada que nos mostra o formato de uma linha diagonal na célula, há outra na caixa de diálogo que você pode encontrar por conta própria.

Pressionando ok depois de selecionar a linha diagonal como o estilo da borda criará uma linha diagonal na célula na qual pretendíamos colocar nossa linha diagonal. Para adicionar texto acima e abaixo da linha diagonal, precisaremos inserir algo na célula e em seguida, pressione Alt + Enter para levá-lo para a próxima linha e, em seguida, digite outra coisa na segunda linha que precisamos ter abaixo de nossa linha diagonal. Uma pegadinha aqui é que precisaremos cuidar do alinhamento do nosso texto acima e abaixo da linha diagonal usando a barra de espaço.

3. Mover e copiar dados para e de células. (usando arrastar e soltar junto com Ctrl)

Sempre que digitamos algo em uma célula no excel, sempre podemos cortá-lo de um lugar para outro clicando primeiro na célula e pressionando o corte e, em seguida, colando-o em alguma outra célula. Outro método eficiente para fazer o mesmo é usando o método de arrastar e soltar. Tudo o que você precisa fazer é ir na célula que deseja mover e colocar o cursor na borda dessa célula. Isso fará com que um símbolo com 4 setas apontando em todas as direções apareça (esse símbolo significa que Agora você pode selecionar a célula e movê-la para onde desejar.

Se você clicar nesse símbolo e levar o cursor para outra célula enquanto ainda pressiona, verá que algo está vindo junto com o cursor. Então, finalmente, se você for para uma célula diferente e soltar o cursor, verá que o conteúdo das células teria se movido para o novo local.

Até agora discutimos como poderíamos mover dados de uma célula para outra, outra função que usamos bastante é a função de cópia. Podemos até executar uma cópia usando esse método de arrastar e soltar, mas para isso precisamos pressionar Ctrl antes de clicar no símbolo que mencionamos no texto acima. Isso fará com que um novo símbolo apareça conforme mostrado na figura abaixo. Você pode manter a tecla Ctrl pressionada e tentar arrastar e soltar a célula em algum outro lugar. Você verá que esse método copia o conteúdo da célula em vez de movê-la.

4. Restringindo Entrada

O que acontece se quisermos apenas um conjunto específico de valores em nossa planilha e um valor de dados vindo de fora do nosso intervalo pretendido aparecer? Isso acontece muitas vezes enquanto trabalhamos em projetos, e isso causa problemas com os resultados finais que pretendemos obter. Para garantir que apenas um determinado conjunto de valores seja adicionado, aceitamos a ajuda da validação de dados. O que isso faz é que nos permite restringir o intervalo e o tipo de dados que tomamos como entrada para nosso sistema.

Para usar a função de validação de dados, é necessário selecionar as células nas quais a restrição deve ser implementada e, em seguida, na faixa mais alta, precisaríamos clicar nos dados.

Ao clicar nos dados, precisaremos clicar em Validação de dados, conforme mostrado na imagem. Isso nos levará à caixa de diálogo na qual podemos definir os valores que queremos para o nosso sistema. Em seguida, precisaremos selecionar o tipo de entrada que gostaríamos de permitir nas células selecionadas, clicando na opção permitir na caixa de diálogo.

Por exemplo, se selecionarmos números inteiros, seríamos solicitados a selecionar o intervalo dos números inteiros que gostaríamos de permitir. Fazendo isso, poderíamos inserir apenas dados no intervalo que mencionamos. Tomando um exemplo, consideramos o intervalo entre 12 e 111.

No exemplo que tomamos, você pode ver que ao inserir um valor fora desse intervalo, ou seja, 222, estamos recebendo um erro de que o valor é inválido e uma restrição foi colocada pelo usuário nos valores que podem ser inseridos nesta célula.

5. Obtendo mais estatísticas na barra na parte inferior

Sempre que usamos o excel para inserir dados em nossas tabelas na forma de números, vemos certas estatísticas ou um tipo de resumo na barra de status abaixo, geralmente ele carrega a média, a contagem e a soma dos dados que selecionamos em qualquer dado ponto do tempo.

O Excel nos dá mais opções para o resumo que obtemos na barra de status, para explorá-lo ao máximo, pode-se fazer isso clicando com o botão direito do mouse em qualquer lugar na barra de status, assim que você clicar com o botão direito na barra de status muitas opções entre as quais seriam as opções adicionais que o Excel nos fornece para o resumo dos dados que selecionamos. Podemos escolher entre Média, Contagem, Contagem Numérica, Mínima, Máxima e Soma. Na imagem, podemos ver como fica nossa barra de status quando selecionamos a visualização da maioria das opções disponíveis para nós.

6. Transformando o caso (maiúsculo, minúsculo) do texto

Há uma pequena função que podemos usar para transformar o caso do nosso texto, a função é bastante fácil de usar, tudo que você precisa fazer é que você precisa digitar ' UPPER (text / cell) ' para letras maiúsculas, ' Lower (text / cell) ' para letras minúsculas e finalmente ' Proper (text / cell) ' para fazer a primeira letra da palavra capital. Seu uso pode ser visto nas imagens abaixo, com células mostrando Upper, Lower e uso adequado, juntamente com a saída final que eles alcançam a partir dele.

Caso UPPER
minúscula
Bom

7. Organize o texto de diferentes células usando '&'

Podemos adicionar texto de células diferentes a uma única célula simplesmente usando '&', para isso tudo o que precisamos fazer é começar a escrever na célula com '=' e depois clicar nas células uma a uma que precisamos adicionar Em nossa nova célula, também precisaríamos adicionar '&' depois de clicarmos em cada célula a ser adicionada, pois ela adicionará o nome da célula em que clicamos. Então, será algo parecido com o da imagem abaixo.

8. Adicionando várias linhas ou colunas de uma só vez

Todos sabemos como adicionar uma linha ou coluna ao nosso documento do Excel, mas também precisamos perceber como podemos realmente adicionar várias linhas ou colunas de uma só vez, em vez de adicionar uma coluna ou linha de cada vez e, em seguida, repetindo o processo de novo e de novo.

Para isso, primeiro precisamos selecionar o número de linhas que gostaríamos de adicionar, por exemplo, se precisarmos adicionar 4 novas linhas à nossa tabela já existente, então selecionaremos 4 linhas (abaixo / acima das quais precisamos adicionar linhas) e, em seguida, clique direito e clique em inserir. Ele abrirá uma pequena caixa de diálogo que nos permite selecionar a ação exata que precisamos realizar nas linhas / colunas selecionadas.

Se pressionarmos a linha inteira na caixa de diálogo, obteremos 3 linhas adicionadas em nossa tabela. Você pode brincar com a caixa de diálogo Inserir para ver o que outras opções reservam para você.

9. Usando a Correção Automática

Se você sofre de um hábito de usar o SMS ou, em outras palavras, a linguagem curta em todos os lugares que você digita, ou se você tem um histórico ruim de erros ortográficos em algumas palavras específicas, use o recurso de correção automática do MS Excel. conveniência. Para usá-lo, primeiro você precisa ir em Arquivo> Opções> Revisão de Texto> Opções de AutoCorreção . Aqui você verá uma caixa de diálogo que permitirá inserir um texto a ser substituído pelo texto com o qual você deseja substituí-lo. Você pode adicionar qualquer palavra que você digita errado, por exemplo, eu posso colocar 'frnz' como uma palavra para ser substituída pela palavra 'friends', e toda vez que eu usar a ortografia errada (frnz), auto correcção irá me corrigir (colocando amigos) em seu lugar).

10. Extraindo Dados da Página da Web Usando Dados-> Da Web

Já se perguntou como será a extração de dados diretamente de um site, digamos que você veja um site e deseje analisar uma coisa específica a partir dos dados presentes nessa página específica. Por exemplo, se pegarmos um site com alguns nomes de professores e transformarmos essa página diretamente em dados do Excel usando uma ferramenta online como essa, o que obteremos será uma tabela com alguns dados convertidos e, finalmente, poderemos baixá-la como um arquivo .csv a ser visualizado no excel, nos dados que temos na imagem abaixo, podemos ver todos os dados que tivemos no site em uma forma bem organizada e tabulada.

Essa técnica também pode ser usada para páginas com enormes quantidades de dados, que podemos analisar facilmente no Excel.

11. Criando o histograma de dados usando a opção de análise de dados

Para criar um histograma, primeiro precisamos adicionar um add-in ao nosso excel. Para este efeito, primeiro você precisa ir para Arquivo> Opções> Suplementos . Assim que virmos a janela / opções dos suplementos, precisaremos ter certeza de que o Excel Add-Ins está selecionado na opção Gerenciar perto da extremidade inferior da caixa de diálogo das opções. Uma vez que selecionamos Excel Add-Ins, precisaríamos selecionar go para obter uma caixa de diálogo para Add-Ins. Nessa caixa de diálogo, precisaremos verificar o Analysis ToolPak e clicar em OK.

Quando terminarmos com os pré-requisitos acima, precisaríamos ir para a opção Análise de dados na seção de análise, em Dados . Clicar nele abrirá uma pequena caixa de diálogo chamada Análise de dados. Nessa caixa de diálogo, precisaremos selecionar o histograma e clicar em OK. Em seguida, ele nos pedirá para colocar um intervalo de entrada de dados com base no qual desejamos criar nosso histograma. Podemos então selecionar as opções apropriadas para criar o histograma que desejamos criar.

12. Formatação Condicional

A formatação condicional é uma ferramenta poderosa que o Excel incorpora, como o nome sugere, formatação condicional de formatos de células em certas condições, por exemplo, se tivéssemos que destacar os alunos que falharam em um exame na turma com vermelho, então usaríamos condicional formatação.


Para fazê-lo, precisaríamos selecionar as células a serem formatadas e, em seguida, clicaremos na opção de formatação condicional e, em seguida, poderemos clicar em nova regra para tornar uma nova regra a ser implementada em nossos dados. No exemplo abaixo, todos os números de rolos com marcas entre 0 e 40 serão marcados com um vermelho.

13. Usando o identificador de preenchimento para copiar a formatação (formatação avançada)

Um identificador de preenchimento é uma ferramenta que nos mostra como bem o software chamado excel é feito, é entre as ferramentas mais fáceis de usar no excel; ainda o tipo de trabalho que faz é muito mais do que muitas das ferramentas complicadas que temos por aí. Imagine como você se sentiria se lhe dissessem que só precisa formatar uma única ou duas células e todas as outras células seriam atendidas apenas com um clique e um arrastar. O que acontece é que ele procura um padrão nas células e, ao arrastá-lo, preenche os valores que julga apropriados.

Para usar a alça de preenchimento, você precisa ir para o canto inferior direito da célula ou as células selecionadas e verá um '+' sólido. Se você segurá-lo e arrastá-lo, você verá a mágica acontecendo.

Agora, várias opções permitidas com formatação com uma alça de preenchimento são explicadas abaixo.

Nas imagens abaixo, você pode ver as opções obtidas ao preencher determinadas células usando uma alça de preenchimento; as opções incluem Copiar células, Preencher séries, Preencher apenas a formatação e Preencher sem formatação. Você pode ver quais são as últimas 3 opções das imagens que acompanham este ponto.

Preencha séries
Preencha apenas a formatação
Preencha sem formatação

14. Ter uma cópia transposta ao vivo de uma tabela

Sabemos como obter uma cópia transposta de nossos dados, se alguns de vocês não se preocuparem, basta copiar os dados que deseja transpor e, ao colar, procurar opções de colagem e clicar em transpor, você vai ter uma versão transposta. Esse tipo de operação normal de copiar e colar criará apenas uma versão fixa e transposta da tabela original.

Para fazer uma versão transposta ao vivo dos seus dados, você precisará fazer um pouco mais do que apenas copiar e colar. Para isso, primeiro você precisa ver quantas linhas e colunas você tem e então selecionar uma versão transposta dessas muitas colunas e linhas. Por exemplo, nas imagens abaixo, você pode ver que os dados a serem copiados possuem 9 linhas e 2 colunas, e a área que selecionamos depois disso tem 9 colunas e 2 linhas.

Ao selecionar essas novas colunas e linhas, você precisará digitar = Transpose ('coordenadas do canto superior esquerdo de suas células de dados': 'Coordenadas do canto inferior direito de suas células de dados'), nas imagens abaixo, elas por acaso sejam a1 e b9, então a equação a ser inserida se torna '= Transpose (A1: B9)', ao entrar nesta equação você precisará pressionar ' Shift + Ctrl + Enter ', e você verá a mágica acontecer .

Uma nova tabela transposta é criada, mas é uma cópia ao vivo da original, ou seja, se você fizer alguma alteração na original, também haverá alterações nessa tabela . Como você pode ver nas imagens abaixo, quando os dados em B6 são alterados, os dados em L10 são alterados automaticamente. Uma pequena desvantagem é que você não pode copiar o formato que os dados da tabela original tinham, e é bastante evidente pelo fato de que 2 células amarelas não carregavam sua cor amarela para as cópias transpostas ao vivo.

15. Inserindo Micrográficos Sparkline

Os micrográficos de minigráficos são pequenos gráficos ou gráficos que você pode colocar em uma célula. Eles foram introduzidos no MS Word 2010 e podem melhorar muito a capacidade de visualização de nossos dados do Excel. Para fazer um, você precisa primeiro selecionar os dados dos quais deseja criar um sparkline e, em seguida, vá para Inset> Line .

Lá você seria solicitado a inserir o local de destino do seu gráfico sparkline. Uma vez que você entra no destino, você terá um belo gráfico sparkline esperando por você.

Esperamos que este artigo tenha ajudado você a aprender alguns truques muito legais do Excel que você não conhecia. Se você tiver alguma dúvida, fique à vontade para perguntar na seção de comentários.

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