Não há nada que duvide do fato de que o Email revolucionou a maneira como nos comunicamos. E mesmo que as pessoas prefiram cada vez mais coisas como redes sociais e aplicativos de mensagens instantâneas para conversar com amigos hoje em dia, a verdade é que, quando se trata de comunicação adequada, o e-mail ainda é o meio preferido.
De universidades a corporações globais e de estudantes a CEOs, o E-mail é usado em praticamente todos os lugares e por todos. Dito isso, quase todos nós temos vários endereços de e-mail, com um ou mais dos muitos provedores de e-mail. Mas a verdadeira questão é: estamos confirmando o (s) protocolo (s) de uso de e-mail apropriado?
Se você não tiver certeza sobre a resposta, então este artigo, sublinhando as etiquetas básicas de e-mail que todos devem seguir, é para você. Então, sem mais delongas, aqui vão eles.
Etiquetas básicas de email
1. Use um endereço de e-mail profissional
Seu endereço de e-mail é muitas vezes considerado indicativo de sua personalidade. Por esse motivo, é importante ter um endereço de e-mail com aparência profissional, geralmente com seus nomes e sobrenomes fazendo parte do "nome de usuário" . Isso é ainda mais importante se você pretende usar o endereço de e-mail para comunicação profissional (por exemplo, enviar currículos para os recrutadores, fornecer amostras de trabalho aos clientes).
Se o nome de usuário de sua escolha não estiver disponível, você pode adicionar um número de sua escolha (por exemplo, data de nascimento) para obter um . Para citar alguns exemplos, [email protected] ou [email protected] podem ser considerados boas escolhas. Por outro lado, use algo como [protegido por e-mail] ou [protegido por e-mail], e você pode ter certeza de que seus e-mails nem serão abertos pelos destinatários.
Dica: na medida do possível, use um endereço de e-mail separado para todas as suas necessidades profissionais. E se você não se incomoda em gastar alguns dólares, é melhor ir para um e-mail hospedado com seu próprio domínio.
2. Inclua sempre um assunto e mantenha-o claro e conciso
A linha de assunto é um dos componentes mais importantes do email, pois fornece imediatamente ao destinatário uma ideia das informações incluídas no email . É por isso que todos os seus emails devem ter uma linha de assunto, mesmo que o conteúdo não seja tão importante. Deixar a linha de assunto em branco é percebida como descuido por parte do remetente.
Ainda mais importante, a linha de assunto deve ser concisa e objetiva, para que o destinatário possa identificar o conteúdo do email o mais rápido possível. Alguns exemplos são o relatório do projeto anexado , pesquisa de desempenho - resposta antecipada solicitada e coisas assim.
3. Use fontes padrão e formatação mínima
Não importa o quanto você gosta daqueles tipos de letra extravagantes que você tem no seu PC, eles são um absoluto não-não quando se trata de escrever e-mails. Isso porque, se você usar uma fonte não padrão e ela não estiver instalada no computador do destinatário, o texto do e-mail não será exibido conforme o pretendido . Esta é a razão pela qual a maioria dos serviços de e-mail tem apenas algumas fontes padrão, serif e sans-serif (por exemplo, Times New Roman, Arial) disponíveis para compor e-mails. E você deve ficar com eles.
Além disso, mantenha a formatação em seu email o menor possível. A menos que você precise enfatizar uma determinada seção, linha etc. no conteúdo do email, evite usar realces e cores para o texto . Na verdade , a cor do texto do email deve ser apenas preto, pois é o mais legível.
4. Evite erros de digitação, uso incorreto de gramática e erros de pontuação
Embora nem todo mundo lá fora seja um nazista gramatical, e não é criminoso ter um erro ou erro não intencional em seus e-mails, o uso incorreto da linguagem, a estrutura das frases, etc. geralmente dá ao (s) destinatário (s) uma impressão negativa. Portanto, é extremamente importante que você verifique três vezes a linha de assunto, o corpo e todos os outros elementos textuais de um email para erros de gramática e pontuação inadvertidos (e corrija-os, se encontrados) antes de clicar no botão "Enviar".
Além disso, você nunca deve usar vários sinais de pontuação (por exemplo, !!!) em seus e-mails. O mesmo vale para gírias (por exemplo, LMAO), contrações populares (por exemplo, Gotcha!) E emoticons. Todas essas coisas parecem altamente imaturas e não-profissionais, e é melhor deixar para redes sociais e bate-papos instantâneos apenas.
Dica: sempre cuide de como você capitaliza as palavras, frases etc. em seus e-mails. Um e-mail (ou qualquer outra coisa) nunca deve ser composto em TODOS OS CAPS, pois é considerado o equivalente da internet aos gritos.
5. Dê nomes descritivos aos anexos
Mais frequentemente, temos que enviar / receber vários arquivos como anexos com nossos e-mails. Embora isso seja bastante necessário, nada poderia ser pior do que receber um email carregado com vários arquivos nomeados aleatoriamente (por exemplo, 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) que não fazem o menor sentido. Assim, sempre que você enviar anexos com um e-mail, renomeie-os com alguns nomes de arquivos descritivos, para que o destinatário saiba instantaneamente seu conteúdo, sem precisar abri-los. Por exemplo, se você enviar seu currículo para um possível empregador, forneça um nome como CurrentResume_JohnDoe . Simples e fácil
Além disso, se você pretende enviar um grande número (por exemplo, 20) anexos com um email, é melhor combiná-los primeiro em um arquivo compactado . Para ainda mais clareza, você pode mencionar separadamente detalhes como contagem de anexos, tamanho total do arquivo, etc. no texto do corpo do e-mail.
6. Sempre inclua uma assinatura
Uma assinatura é necessária para fechar ou encerrar corretamente o texto do corpo do email . Mas, mais importante, também empresta uma “autenticidade” ao e-mail e seu conteúdo . Portanto, todos os seus e-mails devem ter sua assinatura incluída neles. Basta criar e salvar uma assinatura nas configurações do e-mail e ela será adicionada automaticamente ao final de cada e-mail que você compõe.
Falar sobre “o que” deve ser incluído na assinatura é algo que você deve decidir, pois isso varia de uma pessoa para outra. Dito isto, como regra geral, você pode incluir informações de contato (por exemplo, número oficial, e-mail secundário), bem como links para seus perfis sociais . Em suma, uma assinatura deve servir como seu cartão de contato digital. Mas não sobrecarregue com demasiada informação desnecessária.
7. Reconheça o recebimento de e-mails
Os e-mails modernos avançaram tanto que, quando você clica no botão "Enviar", pode ter 200% de certeza de que chegará à caixa de entrada do destinatário, um ou dois segundos depois. No entanto, como acontece com qualquer tecnologia, o email pode (e ocasionalmente) sofrer de interrupções também . Assim, uma vez que você receber um e-mail (especialmente se for importante), confirme seu recebimento respondendo ao remetente com uma pequena mensagem.
Mesmo que não seja possível reconhecer todos os e-mails, você deve tentar fazer isso. Mais importante, você deve Confirmar e-mail que foi enviado por engano para você, pois o remetente pode estar aguardando uma resposta do outro lado. Isso fará com que o remetente fique ciente do erro e também salvará o destinatário real do e-mail com algum problema.
8. Use saudações adequadas
Quando conversamos com pessoas cara a cara, ou até mesmo no telefone, sempre começamos cumprimentando-as. E a mesma regra vale para e-mails também, então seus e-mails sempre devem ter saudações adequadas para o (s) destinatário (s). Dependendo de quem você está enviando um email, a saudação pode ser formal (por exemplo, Dear Mr. Johnson, Professor Keller) ou informal (Hello Adam, Hi Jenna) . Da mesma forma, o final (por exemplo, Atenciosamente, Sinceramente) deve ter o mesmo tom subjacente da saudação inicial, bem como a mensagem geral.
Vale a pena notar que você deve abster - se de usar saudações de uso extremamente informais e cotidianas (por exemplo, What's up?) Em e-mails . Escusado será dizer que é considerado muito pouco profissional.
9. Não use Responder todas as vezes
Há momentos em que você recebe um email que também é enviado para vários outros destinatários (por exemplo, um aviso importante em uma empresa). Mas ao responder a essas mensagens, você rapidamente usa a opção "Responder a todos" . Isso não apenas envia a resposta ao remetente original, mas a todos os outros que receberam o e-mail, independentemente de a resposta ser ou não destinada a eles . Esta é uma maneira perfeita de entupir as caixas de entrada dos destinatários.
Por esse motivo, tenha cuidado ao responder a e-mails com vários destinatários e use a opção "Responder" . Somente quando você tem 100% de certeza de que sua resposta é para todos na lista de destinatários, você deve usar a opção "Responder a todos".
10. Use corretamente os campos Cc e Cco
Juntamente com o campo "Para", os campos " Cc " e " Cco " são algo que qualquer pessoa que já tenha um e-mail conhece. Mas mesmo depois disso, a maioria das pessoas acabam usando-as indevidamente. Aqui está um resumo sobre o que eles são e quando devem ser usados :
- Cc: significa cópia de carbono. Se houver alguns destinatários para quem você deseja enviar um e-mail, mas não quiser que eles saibam que esse e-mail é "apenas" destinado a eles, insira seus endereços de e-mail nesse campo. Cada destinatário pode ver os endereços de email de outras pessoas no campo Cc.
- Bcc: abreviação de Blind Carbon Copy. Se houver vários destinatários para os quais você deseja enviar um e-mail, mas quiser que eles se vejam como os únicos destinatários do e-mail, insira seus endereços de e-mail nesse campo. Cada destinatário em um campo Cco só pode ver seu próprio endereço de e-mail e não os outros. Esta opção é mais adequada para privacidade.
11. Responder a e-mails em tempo hábil
Dados quantos e-mails recebemos diariamente, é quase impossível responder a todos eles imediatamente. No entanto, mesmo que um email seja um pouco baixo em sua prioridade, você deve tentar respondê-lo em tempo hábil . Geralmente, isso deve ocorrer dentro de 24 a 48 horas após o recebimento de um email. E se você não for capaz de responder aos e-mails por algum tempo (por exemplo, devido a um intervalo), use o atendedor automático ou recurso de socorro de férias, que a maioria dos serviços de e-mail tem.
12. Formate corretamente os emails antes de encaminhar
Assim que o botão "Avançar" é atingido em um e-mail, toda a mensagem (incluindo quaisquer imagens, texto desalinhado etc. etc.) é estranhamente recuada para a direita e inserida em um e-mail em branco, para que você possa inserir os IDs de email dos destinatários e enviá-los. Isso não apenas atrapalha a formatação do email original, mas também introduz uma grande quantidade de espaços em branco e símbolos extras (>) no fragmento de email encaminhado, o que, por sua vez, torna o email quase ilegível.
Para classificá-lo, você deve formatar corretamente o email encaminhado, quando ele é incorporado em um email em branco . Isso inclui remover o espaço em branco adicional, bem como eliminar caracteres extras, linhas em branco e coisas do tipo.
Use o e-mail da maneira que ele deve ser usado
Como é o principal meio de comunicação no mundo conectado à Internet de hoje, é extremamente importante que o E-mail seja usado de acordo com as regras apropriadas, que incluem desde como saudar os destinatários até o estilo de fonte escolhido. E as etiquetas descritas acima ajudam você a fazer exatamente isso, contribuindo para uma experiência de e-mail geral melhor e mais produtiva. Então experimente-os e deixe-nos saber seus favoritos nos comentários abaixo.
